PMO för effektiva projekt - hur ett Project Management Office skapar värde 

Det enkla, och kanske det mest traditionella, sättet att beskriva PMO (Project Management Office eller projektkontor) är en organisatorisk enhet som ska samla in information om projekt och program för att möjliggöra en strategisk översikt av projektportföljen. Ett annat, mer värdebaserat, sätt att se på syftet är att PMO borde skapa de bästa förutsättningarna för en organisation att driva effektiva projekt och program. Detta möjliggör att PMO kan vara rådgivande och stöttande i den strategiska långsiktiga styrningen av projektportföljen. 

Det enkla, och kanske det mest traditionella, sättet att beskriva PMO (Project Management Office eller projektkontor) är en organisatorisk enhet som ska samla in information om projekt och program för att möjliggöra en strategisk översikt av projektportföljen. Läs mer om PPS här.

Ett annat, mer värdebaserat, sätt att se på syftet är att PMO borde skapa de bästa förutsättningarna för en organisation att driva effektiva projekt och program. Detta möjliggör att PMO kan vara rådgivande och stöttande i den strategiska långsiktiga styrningen av projektportföljen. 

PMO för fokus på helheten 

PMO:s strategiska roll kräver en del funderingar och anpassningar för att fungera i en organisation. Viktigt att tänka på är att PMO inte är en beslutande, utan en rådgivande funktion. Däremot bör medlemmarna i projektkontoret absolut vara duktiga på att ta fram konsekvensbeskrivningar och beslutsunderlag. De bör aktivt arbeta med att komma med förslag och rekommendationer för prioriteringar inom portföljen – en organisatorisk instans som har fokus på helheten. Exempel på en fråga som det bör driva, är frågan om förvaltning efter programmets eller projektets avslut. 

En annan viktig aspekt är ansvaret för den strategiska långsiktigheten inom projektportföljen. Det är svårt för en komplex organisation att se om alla projekt, program och initiativ rör sig åt samma håll. Här spelar PMO en viktig roll. 

Beståndsdelarna i ett PMO 

Utifrån det värdebaserade synsättet, vilka beståndsdelar måste då det bestå av? Nedan listas viktiga delar, som vi anser att det bör vara uppbyggt av. 

Kompetens 

PMO ska vara ett kompetenscenter. Inte enbart för projektledare utan även för projekt- och styrgruppsmedlemmar. Det är enkelt att tänka sig att det räcker med fantastiskt bra projektledare för att få lyckade projekt. Men det behövs även bra styrning och bra projektmedlemmar. 

Det bör ha egna eller externa utbildningar på olika nivåer för: 

• Projektledare 

• Projektmedlemmar 

• Styrgruppsmedlemmar 

Utöver att vara ett kompetenscenter utåt bör det ha följande interna kompetenser: 

• Projektrevision och audit 

• Riskhantering 

• Portföljstyrning 

• Ekonomiuppföljning 

Läs även om: Projektmodeller på P - PEJL är en generell modell för projektledning som främst används av företag i Sverige.

Processer och metodik 

PMO bör äga de modeller, processer och verktyg som behövs för att driva effektiva program och projekt. De bör även ansvara för uppdateringar och förbättringar. Den senaste versionen av modeller, processer och mallar ska finnas lättillgängligt för alla intressenter. Läs även om PROJEKTiL här.

Beroende på vad som är viktigt för en organisation, kan de områden som det bör hantera variera. Nedan listar vi några exempel. 

• Projektmetodik 

• Portföljmetodik 

• Förvaltningsmodell 

• Metod för ekonomiuppföljning 

• Dokumentmallar 

• Utvecklingsmetodik 

• Resursförsörjning 

• Verktyg 

Genom att ha en fungerande metodik får organisationen även ett gemensamt språk kring projekt. Det leder till att det blir enklare att kommunicera i projekt och att de representanter som sitter i styrgrupper känner igen sig från projekt till projekt. Du kan läsa mer om hur vi kan hjälpa er organisation med projektledning och projektmetodik här. 

Resurser 

PMO bör vara den som organisation som har kännedom om alla projektledare och därför kunna rekommendera rätt projektledare till rätt projekt. Styrgruppen är den beslutande instans som tilldelar en projektledare dess befogenheter. 

Det bör vara delaktigt i den långsiktiga kompetensplaneringen, vilket ställer krav på att det måste informeras innan ett projekt startas upp. Verksamheten och PMO bör ha återkommande planeringsmöten. 

En stor fördel med ett PMO, är att det erbjuder en naturlig hemvist för projektledare. Det fungerar även om PMO är en virtuell organisation. Syftet med en hemvist är att projektledarna ska få ett kontaktnät och kunna utbyta erfarenheter. 

Verktyg 

PMO ska tillhandahålla, äga och utveckla de verktyg som projektledarna och övriga projektmedlemmar behöver för att genomföra effektiva projekt. 

Exempel på verktyg: 

• Portföljstyrning 

• Resurshantering 

• Projektplanering 

• Dokumenthantering 

• Ärendehantering 

Uppföljning 

Syftet med uppföljning är att tidigt kunna identifiera problem och åtgärda dem. Ett vanligt misstag är att ställa krav på alldeles för detaljerad uppföljning. I uppföljningen ligger även ansvaret för koordinering av olika initiativ. PMO är den enda organisatoriska del som har överblick på samtliga initiativ. Därför bör det vara representerad i styrgrupper för de mest kritiska projekten och finnas som stöd till samtliga projekt. 

Ett förslag kan vara att alltid ha med PMO vid uppstart av ett projekt, för att då säkerställa att projektledaren och PMO får ett bra samarbete över tid. 

Att undvika 

Vi kan nog vara överens om att syftet med ett projektkontor inte är att driva projektledare till vansinne, även om detta verkar vara en vanligt förekommande missuppfattning. 

För att lyckas med projekt och program med PMO är det en rad metoder och tankesätt som bör undvikas. Vi listar några. 

• Vägra arbeta med strategiska och taktiska frågor 

• Kräv detaljerad uppföljning av projektledaren med extremt täta intervaller. 

• Bygg upp en känsla av ”vi och dom” mellan PMO och projekten 

• Ha en riklig flora av styrande dokument så att ingen vet vilken version som gäller. Då kan PMO alltid kräva att ett dokument uppdateras. 

• Ha synsättet att man sitter i styrgrupp, inte arbetar i styrgrupp. 

• Undvik att ta några som helst beslut. 

Vill du veta mer om PMO eller projektkontor? Kontakta oss på Midagon här så hjälper vi dig.