Tidiga tecken på att det är dags att byta ERP - Checklistan för företag

Många företag drar sig för att uppgradera sitt ERP-system eftersom det är en stor kostnad som ofta tar lång tid och kräver mycket arbete och energi av verksamheten. Men, konsekvenserna av ett förlegat ERP-system kommer ofta smygandes och de företag som blundar för länge får ofta större problem när de väl tvingas byta. För att slippa onödiga kostnader, stressade beslut och en verksamhet som hålls tillbaka, gäller det att vara proaktiv och påbörja arbetet innan det gått för långt. 

I den här checklistan går vi igenom 5 situationer som visar på att ni börjar växa ur ert ERP-system. Om några av dessa punkter stämmer in på ert bolag kan det vara dags att börja fundera på ett byte av affärssystem. 

Många företag drar sig för att uppgradera sitt ERP-system eftersom det är en stor kostnad som ofta tar lång tid och kräver mycket arbete och energi av verksamheten. Men, konsekvenserna av ett förlegat ERP-system kommer ofta smygandes och de företag som blundar för länge får ofta större problem när de väl tvingas byta. För att slippa onödiga kostnader, stressade beslut och en verksamhet som hålls tillbaka, gäller det att vara proaktiv och påbörja arbetet innan det gått för långt. 

I den här checklistan går vi igenom 5 situationer som visar på att ni börjar växa ur ert ERP-system. Om några av dessa punkter stämmer in på ert bolag kan det vara dags att börja fundera på ett byte av affärssystem. 

1. Ni har vuxit och expanderat men affärssystemet hänger inte med 

Största anledningen till att företag behöver uppdatera sitt ERP-system är för att verksamheten har växt. Om ni har expanderat på nya marknader, infört nya funktioner, eller ökat antalet användare eller medarbetare, kan ert befintliga affärssystem snabbt bli begränsande. Ofta märks det här genom ineffektivitet, att processer tar längre tid än de behöver, men kan också visa sig när vissa nödvändiga funktioner helt enkelt inte går att genomföra i systemet. 

2. Ni har förvärvat eller blivit förvärvade och ska slå ihop system 

Ni har förvärvat eller blivit förvärvade och ska slå ihop system Om ni på ett eller annat sätt ska slå ihop er verksamhet med en annan kommer ni behöva hantera flera olika ERP-system. Ofta krävs det att ni enas om ett och samma affärssystem för att leva upp till koncerngemensamma rutiner och arbetssätt. Dessutom underlättar det den finansiella rapporteringen och konsolideringen av bolagsrapporter. Det går att välja ett av de befintliga systemen om det omfattar de punkter ni behöver. Men, många företag väljer att upphandla ett helt nytt ERP-system som kan anpassas efter de nya förutsättningarna. Läs mer om vad som händer när ett ERP-system förnyas här.

3. Kostnaderna för underhåll och support av ert ERP-system ökar 

Kostnaderna för underhåll och support av ert ERP-system ökar Även om ert nuvarande ERP-system fungerade väl när ni först implementerade det, ökar ofta kostnaderna kring underhåll och support under systemets livstid. Det gäller framför allt system som har flera egna anpassningar som kräver specialiserat underhåll. Högt anpassade system ökar dessutom ofta beroendet av nyckelpersoner för att hålla det i drift. Slutar de nyckelpersonerna av någon anledning kan resten av verksamheten bli lidande. Se efter hur mycket arbetskraft och kostnader som krävs för att underhålla ert nuvarande system. Känns det som kostnaden är större än den behöver vara, kan det vara en bra idé att överväga ett byte eller uppgradering. Läs mer om vad du bör tänka på innan du startar ditt ERP-projekt här.

4. Större konkurrens ställer högre krav på automation och effektiva processer 

Marknaden är hård och nya aktörer etablerar sig snabbt. För att kunna överleva på marknaden när konkurrensen blir allt tuffare krävs det att ni ligger i framkant inom alla era affärsprocesser. Ett väl fungerande systemstöd ger er möjlighet att automatisera annars tidskrävande uppgifter och effektivisera hela verksamheten. Istället för att dina medarbetare ska lägga sin tid på administrativa uppgifter, kan de göra större nytta i en annan del av organisationen. Om ni märker att ni konkurrerar mer om kunder än ni gjorde tidigare, är det dags att se över ineffektivitet i ert ERP-system. Läs mer om att ta fram en RFP inför ERP-förnyelse här.

5. Ni får feedback om bristande kundservice 

Har ni ett äldre ERP-system som saknar vissa funktioner relaterade till kundupplevelsen går det ofta ut över kunden. Efterfrågan (och förväntan) på personlig service, skräddarsydd kontakt och ordentlig struktur sätter större press på era system. Manuella misstag för att automatiserade processer inte finns på plats eller att kunder hamnar mellan stolarna för att CRM och ERP inte är integrerade kommer kosta er affärsmöjligheter. Har ni börjat få feedback från kunder om långa väntetider eller onödiga missar, är det hög tid att fundera på ett nytt affärssystem.