Börjar du fundera på om ert ERP-system behöver bytas? Att byta affärssystem är en lång process och en omfattande investering. För att det ska bli så bra som möjligt utan att problem uppstår längs vägen är det viktigt att ert företag är väl förberedda och att ni har tillräcklig med tid på er att göra bytet på ett bra sätt.
Okej, du vet om att ert ERP-system börjar sjunga på sista versen. Du är medveten om att, även om systemet fungerade väl en gång i tiden, finns det i dagsläget flera punkter där det inte håller längre. Ert bolag kanske har genomgått en förändring med förvärv, nya marknader eller nya affärsprocesser vilket gör att ert nuvarande ERP-system inte hänger med. Istället jobbar ni runt problem i systemet och processerna är inte så effektiva som de skulle kunna vara.
Allt det här vet du, men ändå bävar du inför första steget. Och vi förstår dig helt! Att byta ERP-system är ingen lätt match utan det är ofta både kostsamt och tar lång tid. Processen är komplex och påverkar hela organisationen, vilket gör att besluten måste fattas i rätt tid, med rätt information och med rätt förutsättningar!
I den här artikeln går vi igenom de 5 viktigaste sakerna du borde tänka på innan du tar första steget mot ett nytt ERP-system.
För att kunna göra en förbättring krävs det att du har full koll på hur situationen ser ut i nuläget. En nulägesanalys kommer göra det enklare för både dig, verksamheten och underlätta både valet av leverantör samt byte till denna. Här är det bra att involvera ansvariga för alla olika interna avdelningar så att du får en tydlig utgångspunkt.
Vilka verksamhetsprocesser kan effektiviseras med hjälp av ett nytt affärssystem.
Hur systemstrukturen ser ut, vad som fungerar bra och vad som inte gör det.
Vilka integrationer och processer som är sammankopplade och beroende av varandra i systemet.
Hur det interna arbetet ser ut kring systemprocessen, vad som görs internt och med vilka behörigheter.
Efter du har gjort en grundlig analys över hur det nuvarande systemet ser ut, blir arbetet med att kartlägga verksamhetens behov och hur kravspecifikationen ska se ut enklare att ta fram. Utifrån nulägesanalysen kan du klargöra på ett detaljerat sätt vilka behov företaget har just nu, men även vilka behov som kommer uppstå i framtiden. Du vill kunna få tydlighet i hur verksamhetsprocesserna kan vidareutvecklas och hur de skulle kunna förbättras med ett modernt system. På så sätt kan du formulera hållbara mål och krav för hur du vill att det nya systemet ska se ut.
Vill du lära dig mer om hur du sätter en kravspecifikation? Ladda ner vårt whitepaper här.
Det går inte att komma ifrån att ett nytt ERP-system kommer vara kostsamt. Men med tydlig struktur och smarta investeringar kan du undvika att oväntade kostnader tillkommer och att budgeten springer iväg. Se till att du går igenom alla kommande moment så att du är förberedd och kan räkna med alla relevanta kostnader i budgeten:
Kostnaden för det nya ERP-systemet
Implementeringen
Konsultkostnader
Uppföljningen
Eventuella oväntade kostnader
Börja formulera hur er strategi för implementering av det nya ERP-systemet ska se ut. Ett nytt ERP-system kan ta flera år att implementera och då gäller det att förbereda verksamheten grundligt. Se över nulägesanalysen och verksamhetsbehoven och sätt en realistisk tidsplan för delmål, avslut och uppföljning.
Det är en god idé att informera alla medarbetare i organisationen om att bytet kommer äga rum, hur lång tid det kommer ta och vad ledningen har för plan under tiden. Implementering av ett nytt ERP-system kommer påverka hela verksamheten och då är det bra att redan innan ha tänkt igenom hur kommunikationen ska gå till.
Dessutom, kommer alla delmoment i projektet kräva specialistkunskap inom relevant område. Se över vilken kompetens ni har internt och om personerna i rollerna som krävs har tid för projektet. Var tydlig med att klargöra vilka ansvarsområden som ska beröras och vem som bär det ansvaret. Ofta behöver man ta in externt stöd eller konsulter som har specifik erfarenhet av att byta ERP-system.
Det är sällan ett företag har all expertkunskap som krävs för att lyckas med ett nytt ERP-projekt. En oberoende konsult som specialiserar sig på just byte av affärssystem kommer kunna dela med sig av bred branscherfarenhet. De vet vad som fungerat (och inte fungerat) för andra bolag och är dessutom inte bunden till en särskild leverantör. Oberoende konsulter sätter in sig i din verksamhet och ger rådgivning utifrån era specifika behov och målsättningar.
Extern hjälp med stor tidigare erfarenhet kommer kunna hjälpa er att skräddarsy lösningar istället för att anpassa organisationen efter standardiserade system. Detta gör att du sparar kostnader i längden och ökar sannolikheten för ett framgångsrikt byte av ERP-system.
Det är ett stort beslut att byta ERP-system och det är förståeligt att många drar sig för att påbörja processen. Problemet blir att ju längre företag väntar, desto mer komplicerat och brådskande blir projektet. Ett projekt som måste stressas fram blir sällan bra och kan kosta mycket mer än vad det hade behövt göra. Målet med ett nytt ERP-system är att förbättra företagets processer och göra det mer konkurrenskraftigt på marknaden. Ett ansträngande projekt att påbörja – men ett resultat som är värt det i slutändan.
Börjar du fundera på om ert ERP-system behöver bytas? Att byta affärssystem är en lång process och en omfattande investering. För att det ska bli så bra som möjligt utan att problem uppstår längs vägen är det viktigt att ert företag är väl förberedda och att ni har tillräcklig med tid på er att göra bytet på ett bra sätt.
Kontakta oss på Midagon här direkt, så hjälper vi dig.
Det första intrycket är viktigt. Både när vi möter nya människor och när vi kommer in på vår nya arbetsplats ...
Läs bloggen
Som IT-ansvarig är en allt viktigare uppgift att onboarding och offboarding fungerar smidigt och effektivt. Det är inte bara en ...
Läs bloggen
Vad kan myndigheter och verksamheter göra för att minimera säkerhetsriskerna och att information kommer i fel händer? Att säkra upp ...
Läs bloggen
