Avsnitt 2: Någon menade verkligen att ERP-systemet skulle förnyas - vad händer nu?

Okej, nu verkar det som att någon på ditt företag driver på för ett nytt ERP-system. Om idén kommer från en person som inte har alltför stort inflytande, kanske den försvinner. Men det som brukar hända är att det blir mer och mer diskussioner om affärssystem.

Så småningom blir personen på CxO-nivån involverad och era nuvarande leverantörer får nys om diskussionen. Och sedan, innan du vet ordet av, får du samtal från fler leverantörer. De vill prata med dig, visa upp sina referenser och berätta hur mycket de kan hjälpa dig i ditt kommande projekt. 

 Men det är inte läge för det än. Du bör artigt säga åt dem att tjäna in sina försäljningsbonusar på annat håll eftersom du behöver göra lite grundarbete för att få en bättre uppfattning om vad du kommer att behöva, innan sådana samtal kan börja.   

 Du måste först och främst ta reda på vilka processer ni behöver och titta på vilka system som för närvarande används inom dessa processområden. För att krångla till det ytterligare har ett stort företag oftast mer än bara ett ERP, och du måste därför bestämma vilka delar av verksamheten som ska inkluderas i det nya. Det är en bra idé att låta en utomstående observatör (inte en ERP-leverantör) titta på din ursprungliga plan och skissa på en högnivåarkitektur som kommer att användas som diskussionsunderlag under denna period. 

 Vanligtvis är basen för ERP-systemet finans. På den här punkten behöver du inte gå alltför djupt. Det räcker att du har med följande på din lista:  

1.Projektet kommer att omfatta Business A och B, Business C kommer att fortsätta att använda de gamla systemen.   

2. Artiklar  

a. Vilka artiklar kommer ni att ha i systemet? Fysiska artiklar eller även tjänsteartiklar?  

3. Inköpsorder, mottagande, packning och leverans  

a. MRP utförs utanför det system som kommer att skapa inköpsordern  

4. Leverantörsskulder  

a. För elektroniskt fakturagodkännande används extern programvara  

5. Kundfordringar  

a. Vi kommer att fortsätta med fakturaoperatör X  

6. Huvudbok och anläggningstillgångar  

Nu, när du har skrivit ner dessa saker, behöver du kontrollera om du har en definierad process på plats för de angivna funktionsområdena och de områden som används i verkligheten. Det är ganska vanligt att företag har definierade processer på papper, men verkligheten ser helt annorlunda ut och har fler variabler än vad som har definierats. Vid den här punkten måste du uppdatera dessa processer där det behövs för att vara redo för nästa fas. 

Vi kommer att använda systemprocesserna" är en fras som jag ofta hör. Det är dock ganska meningslöst, för om du inte använder systemprocesserna kommer du att sluta som ett vrak. När du har definierat processen har du också ett tydligt mål för vad systemet behöver göra för att passa dina behov.