Avsnitt 4: Styrelsen godkände ERP-projektet - dags att organisera sig

Och nu är det bara att sätta igång. Saker och ting börjar röra på sig, deadlines sätts och projektplanen färdigställs. Projektmedarbetare från leverantören kommer att börja bekanta sig med RFP:en och svaren de har gett.

Detta kanske låter konstigt, men det är faktiskt inte ovanligt att de personer som svarar på en RFP inte är en del av projektet. Detta beror vanligtvis på att säljteamet är skilt från den faktiska leveransorganisationen, och att leveransteamet därför inte har varit särskilt involverade än. En bättre situation är att leveransteamet har varit involverade från början i att svara på RFP:en. På så sätt kan idéerna och uppskattningarna i svaret komma från teamet självt, som sedan kan åta sig lösningen.  

 I början av ett ERP-projekt finns det många saker att ta hand om. Projektledarna på leverantörs- och kundsidan är nyckelpersoner för att få igång projektet, men de kan inte göra allt på egen hand. De kommer att behöva stöd från ledningen för att säkerställa att projektet får rätt resurser och hjälp med att fatta viktiga beslut som kan påverka hela projektets tidsplan och/eller omfattning. På sätt och vis kan kundens projektledare stå inför större utmaningar än leverantörens projektledare, eftersom han/hon kämpar med att få nyckelpersonernas tid. Ganska ofta görs misstaget här att underskatta behovet av kundens nyckelpersoner. 

 Under projektets uppstartsfas är det viktigt att inrätta de viktigaste styrstrukturerna och definiera deras roll. Alltför ofta ser jag en styrgrupp som fokuserar på småsaker i stället för att diskutera den större bilden av hela projektet. Småsakerna bör överlåtas till projektteamet, medan styrgruppen har ett tydligt fokus och en överenskommen riktning för ERP-projektet. Vanligtvis är ERP-projektet bara en bit av hela utvecklingspusslet och projektteamet ser inte vad som finns därutöver. Det är upp till styrgruppen att se dessa bitar.