Varningstecken: Då bör du uppdatera er on-och offboarding

Som IT-ansvarig är en allt viktigare uppgift att onboarding och offboarding fungerar smidigt och effektivt. Det är inte bara en nyckelfaktor för att få medarbetare i verksamheten att trivas - det är viktigt för att säkerhetsställa säkerheten inom er verksamhet.

Hur fungerar det hos er när ni får in nya medarbetare och tidigare medarbetare avslutar sin anställning? 

Har ni tydliga rutiner och ett välfungerande IAM-system för er onboarding och offboarding? Dessa delar av verksamheten är kritiska då de hanterar och kontrollerar behörighet till era system och verktyg. Om arbetet utförs manuellt och med bristande rutiner är risken stor att er information hamnar i fel händer. Läs mer om vad som menas med Sourcing & Outsourcing här.

Varningstecken: Då måste er onboadring och offboardinguppdateras 

 Se över hur ni arbetar med onboarding och offboarding i nuläget. Vilka är involverade i arbetet? Vilket ansvar har de olika avdelningarna för att IAM-systemet fungerar korrekt? Och får rätt medarbetare får rätt information i början och i slutet av sin anställning? 

Om du upptäcker att något av påståendena nedan stämmer in på er, så bör ni på IT uppdatera rutinerna direkt:  

• Nyanställda får inte tillgång till sina inloggningsuppgifter eller teknik i tid, vilket gör att de inte kan komma igång med sitt arbete.  

•  Ni har inte automatiserade processer för anställdas behörighet inom verksamheten. Manuella processer kan innebära fler mänskliga fel. Om ni inte har kontroll över behörigheter och hur de hanteras, påverkar det säkerheten.  

•  Systemet ni har är skört och sårbart. Det är specialanpassat för verksamhetens behov och har därför blivit personberoende till er som utvecklar systemet. Det gör det svårnavigerat och svårt för verksamheten att uppdatera.   

•  Kommunikationen mellan er på IT, HR, lön och ekonomi är bristfällig vilket leder till missförstånd.  

 Otydliga ansvarsområden och manuella processer gör att delar av er onboarding och offboarding faller mellan stolarna. I slutändan ger det dålig bild av verksamheten, påverkar medarbetarupplevelsen till det sämre och det utsätter verksamheten för större säkerhetsrisker. 

På Midagon har vi stöttat många myndigheter och företag med att utveckla sin on- och offboarding, Våra oberoende konsulter har expertis inom bland annat cybersäkerhet, projektledning, IT, HR och systemförvaltning. Vilket gör att de kan stötta när kommunikationen brister och hjälpa till att föra arbetet framåt mot målet. Läs mer om riskerna med dåligt genomförda upphandlingar här.

Med en objektiv partner får ni hjälp att utföra en analys av nuläget, vilka brister som finns och vilka förbättringar som kan utföras framåt. Tillsammans tar vi sedan fram en handlingsplan där de olika stegen prioriteras så att de delmoment som innebär störst risk för verksamheten idag prioriteras.

Läs även: En genomtänkt IT-sourcingstrategi – en avgörande komponent för ett väl fungerande IT-stöd

Behöver du också hjälp med att utveckla er onboarding och offboarding? Tveka inte att kontakta oss så hjälper vi dig hela vägen. Från analys till välfungerande system och effektiva processer.