Koll på kontinuitet

När organisationen råkar ut för en störning som påverkar leveransförmågan börjar det genast kosta både pengar och förtroende. En effektiv plan för kontinuitet är nyckeln till varje organisations förmåga att såväl förebygga som att återhämta sig och att återfå leveransförmågan efter en sådan störning.   

En effektiv plan för kontinuitet är nyckeln till varje organisations förmåga att såväl förebygga som att återhämta sig och att återfå leveransförmågan efter en sådan störning. 

När organisationen råkar ut för en störning som påverkar leveransförmågan börjar det genast kosta både pengar och förtroende. En effektiv plan för kontinuitet är nyckeln till varje organisations förmåga att såväl förebygga som att återhämta sig och att återfå leveransförmågan efter en sådan störning.   

De flesta organisationer råkar förr eller senare ut för en störning som i större eller mindre omfattning påverkar förmågan att leverera och fungera. I mindre organisationer sitter planen för kontinuitet inte sällan ”i väggarna” på så sätt att alla vet sina roller, vad som förväntas av en och vad som behöver göras i allehanda situationer – och det kan fungera alldeles utmärkt.  

När organisationen växt så räcker oftast inte en odokumenterad plan till längre. Organisationens processer har blivit mer komplexa, man använder sig av mer och mer komplicerade IT-system och tjänster som man har ett allt större beroende av. I en värld som drivs alltmer enligt Just-In-Time blir stillestånd ofta kostsamma omgående, både för Er och för Era kunder.  

Detta tillsammans med att kraven från marknad och myndigheter tenderar att även innefatta krav på en relevant och dokumenterad kontinuitetsplan gör frågan än viktigare.  

Affärskontinuitet och IT-kontinuitet  

Affärskontinuitet är ett begrepp som innefattar allting en organisation behöver ha tillgång till för att kunna fungera och leverera. Det kan handla om allt från kompetenser, maskiner, verktyg, lokaler, varutransporter, IT- och Informationssystem med mera. 

IT-kontinuitet är en utbruten del av affärskontinuitet, men i en värld där IT- och informationssystem får en allt större och mer vital del i verksamheten som helhet blir även den högst relevant.  

Syfte 

En plan för kontinuitet ska kunna uppfylla två syften:  

• Ha en handlingsplan för hur organisationen ska agera vid störningar som påverkar, eller riskerar att påverka leveransförmågan.   

• Ge ett underlag för att minimera riskerna att ens råka ut för en allvarlig störning.   

Kontinuitetsplanering är i grund och botten ett sätt att hantera risker i organisationen. 

Tips: 

• Att ta fram en komplett plan för affärskontinuitet blir lätt övermäktigt. Hitta en strategi för att plocka de lågt hängande frukterna för att komma i gång. IT är ett område som kan vara en bra startpunkt.   

• Involvera brett i organisationen. Ju fler som får vara med och ge input, desto mer komplett blir bilden.  

Planens uppbyggnad och utformning  

I den bästa av världar är kontinuitetsplanen den som aktiveras när organisationen råkar ut för en större störning. Den ska vara ett stöd till högsta ledningen såväl som till teamen som arbetar med att återfå leveransförmågan. Det innebär också att den måste vara levande och hållas relevant. Det finns därmed heller ingen universell mall som kan tillämpas eftersom ingen organisation är den andra lik.   

Minska era operationella risker  

I förarbetet ingår att ta reda på vilka funktioner, system och andra resurser, inom en förutbestämd omfattning, som organisationen är beroende av för att kunna fungera. Man kategoriserar och analyserar var och en av dessa för att bestämma hur ett bortfall skulle påverka organisationens förmåga att leverera och vad konsekvensen skulle kunna bli. När denna inventering är klar finns också en konsekvensanalys för kontinuitet att arbeta vidare utifrån.   

En av de viktigaste vinsterna med att ha en sådan konsekvensanalys är möjligheten att minska organisationens risker utifrån den. Det kanske är så att det under arbetet framkommit att organisationen har ett mycket stort beroende av ett IT-system för att kunna fungera – se då över och analysera vidare riskerna med just det enskilda systemet och hitta åtgärder för att säkerställa dess tillgänglighet.  

Tips: Ta vara på de ”lessons learned” som ni finner under övningen och skapa en handlingsplan utifrån dessa. En övning ger fantastiska möjligheter att förbättra kunskaper, processer, rutiner och dokumentationer.  

Ta hjälp när det behövs!  

I många fall är det bra att ta hjälp av en extern part vid kontinuitetsplanering. Kombinationen av en god verksamhetsförståelse och oberoende ögon ger ofta den mest korrekta helhetsbilden.  

Vi på Midagon har många års erfarenhet av kontinuitetsplanering i olika typer av organisationer, marknader och utformningar. Hör av dig till oss om du och din organisation vill ha hjälp med att få koll på Er kontinuitet.