Att genomföra en effektiv IT-upphandling

Upphandling av IT är en komplex process där många olika faktorer påverkar hur väl utfallet av upphandlingen motsvarar organisationens förväntningar. Vanliga risker i samband med IT-upphandlingar är allt från högre kostnader, kvalitativa problem med leveransen till allvarliga produktionsstörningar i verksamheten.

För att minimera ovanstående risker och för att undvika att upphandlingen blir utdragen och försenad är det viktigt att göra ett noggrant förarbete och analys av vad företaget och verksamheten verkligen behöver. 

Följer man inte en strukturerad inköpsprocess kan avtalet som följer av upphandlingen bli onödigt kostsamt och ge motsatt effekt än vad målet, exempelvis lägre kostnad och större effektivitet, var från början. 

En viktig parameter är också att tidigt ta fram effektmål som kan vara ett stöd under hela upphandlingsprocessen, men även under avtalets löptid för uppföljning av leveransen. 

Genomförande IT-upphandling

På Midagon har vi fyra tjänster inom området upphandling och leverantörsstyrning, varav en är ”Genomförande IT-upphandling”. 

Tjänsten innebär kort och gott att vi hjälper företag genom hela upphandlingsprocessen med en analys av företagets eller den upphandlande myndighetens behov, framtagande av mätbara effektmål samt prioritering och formulering av krav. Därefter söker vi igenom leverantörsmarknaden efter passande leverantörer och hjälper till i urvalsprocessen. 

Behöver företaget hjälp i förhandlingar med leverantörerna så finns vi där. Slutligen säkerställer vi att kraven blir tydliga i ett nytt flexibelt avtal där avtalet faktiskt går att efterleva, förändra och följa upp. 

Processen kan givetvis anpassas då arbetssätt kan skilja sig beroende på om företaget drivs i privat regi eller i offentlig förvaltning. 

Bakgrund till tjänsten 

Varför vi valt att arbeta fram denna tjänst är för att vi under många år har sett en tydlig trend i att företag tror att genomförandet av en IT-upphandling är rätt så okomplicerat. Företagen upplever att de har koll på sina system och tjänster, att arbetssätt och processer finns och att de vet verksamhetens krav och behov. 

I praktiken genomförs många IT-upphandlingar under tidspress och med otydligheter kring vad som faktiskt är behov som ska tillgodoses. 

Värdet med tjänsten 

Värdet som vi tillför hos våra kunder för denna tjänst är att vi parallellt utvecklar dem till att bli bättre beställare – både i den aktuella upphandlingen och inför kommande upphandlingar. 

Genom vårt metodiska arbetssätt, vår marknadskunskap och involveringen av leverantörer säkerställer vi ett kvalitativt och genomtänkt upphandlingsunderlag. Detta resulterar bland annat i lägre risk för överprövning i offentliga upphandlingar. 

Tack vare vår kunskap om marknadens utveckling och priser samt vår erfarenhetsbank med mallar, krav och avtalstexter, kan vi ha ett högt tempo och genomföra upphandlingar på kortare tid. Detta kan exempelvis resultera i lägre kostnader för kunden. 

Erfarenheter från en av våra upphandlingskonsulter 

 Upphandlingskonsulten Ann Karlsson svarar enligt nedan på frågan vad hennes mångåriga arbete inom genomförande av IT-upphandling gett henne för erfarenheter: 

”En av mina erfarenheter är att man behöver börja från början, att så tidigt som möjligt i processen förstå vad verksamheten vill uppnå med den kommande förändringen” 

Ann Karlsson, upphandlingskonsult på Midagon 

Vår metodik 

Med vår samlade erfarenhet och våra engagerade konsulter hjälper vi företag med deras IT- upphandlingar i enlighet med vår standardmetod. 

Vi arbetar i team och lagrar projektdokument på en gemensam och behörighetsstyrd projektyta vilken minskar personberoendet då samtliga projektmedlemmar kan ”hoppa in för varandra vid behov”. På så sätt säkerställer vi även kontinuitet i våra projekt. 

”När jag pratar med våra kunder berättar de att vår standardmetod har gett dem ett stöd i hela processen och en förståelse för vad som behöver göras för att åstadkomma ett flexibelt avtal och en bra leverans.” 

Vill du veta mer? 

Kontakta oss på Midagon gärna så berättar vi mer om vår tjänst och vad vi kan göra för dig och din verksamhet för att ni ska kunna genomföra effektiva IT-upphandlingar. 

Att arbeta effektivt med IT-upphandlingar påverkar verksamheten och dess lönsamhet både på kort och på lång sikt.