Under de senaste åren har koncernen successivt byggt affären genom att utveckla exempelvis standarder för säkerhet, kvalitet och logistik. Flera av dessa ledningssystem för att styra och leda organisationen har varit centrala komponenter för framgång. En annan viktig del i framgången kan återfinnas i sättet som verksamheten organiserats och ansvar fördelats; en viktig byggsten inför kommande utveckling. Sammantaget kan detta sägas vara ett sätt att tillvarata koncernnyttan genom exempelvis skalfördelar, systematiskt delande av erfarenhet och möjligheter att följa kunderna på global nivå.
Samtidigt var den organisatoriska och tekniska samordning av IT mellan koncernens bolag mycket begränsad. Det fanns behov av ett gemensamt ledningssystem för att styra, följa upp och gemensamt utveckla IT på koncernnivå. Koncernledningen bedömde att IT behövde utvecklas för att möta framtida behov och förstärka affärsvärdet från IT.
Loomis koncernledning ville få en extern bekräftelse på att deras hypoteser och antaganden stämde. Man ville även identifiera konkreta utvecklingsområden och tillvägagångssätt.
Identifiera konkreta utvecklingsmöjligheter inom:
a) tekniska möjliggörare,
b) gemensamma policies,
c) ledning och styrning av IT
d) effektivisering och tillvaratagande av skalfördelar
Definiera förslag på strategisk inriktning och intention för koncernens IT och tydliga förändringar kopplade till identifierade utmaningar
Tydliggöra effekter av förändringarna och nödvändiga resurser för att genomföra dessa
Formulera förslag på hur en förändring kan genomföras med tydliga prioriteringsförslag
För oss har det viktigaste varit att Midagons (tidigare Kontract) konsulter förstår både helheten och verksamheten, och har en förståelse för gränslandet mellan vad IT kan göra och vad affären behöver från IT.
Midagons (tidigare Kontract) förmåga att vara flexibla och anpassningsbara har underlättat projektet avsevärt. För mig är det vad som kännetecknar ett professionellt angreppssätt.
För varje uppdrag sätter Midagon ihop ett unikt sammansatt team med just de kompetenser som behövs för uppdraget. Midagons konsulter har erfarenhet från både ledning, styrning och verksamhetsutveckling tillsammans med teknisk specialistkunskap. Det möjliggör för Midagon att jobba helt utifrån kundens verklighet.
På Loomis arbetade Midagon, tillsammans med kundens koncernledning, fram ett antal områden att prioritera och utveckla. Dessa områden var delvis generella och delvis verksamhetsspecifika. Områdena tjänade som utgångspunkt för beräkning av potentialer, formulering av strategisk intention och förslag på genomförande.
En viktig förutsättning i uppdraget var att bygga analysen och följande rekommendationer på koncernens affärsmässiga och strategiska inriktning. En annan förutsättning var att arbetet skulle bedrivas i samverkan med Loomis egna resurser och lokala IT-ledningar i samtliga länder.
Tekniska möjliggörare för tillvaratagande av koncernnytta
Policies och riktlinjer för tillvaratagande av koncernnytta
Ledning och styrning för tillvaratagande av koncernnytta
Effektivisering och tillvaratagande av skalfördelar
Till detta fogades resurser för förändringsledning och kommunikation samt experter på ett antal definierade nyckelområden inom teknik, organisation, process och strategi.
Steg ett: Insamling av beslutsgrundande information, förankrad i organisationen
Informationsinhämtningen genomfördes med hjälpav såväl enkätundersökningar, workshops och djupare intervjuer i flera etapper.
Generellt tycker jag att vi och Midagon (tidigare Kontract)har lyckats, trots svårigheterna att inte bli för styrande i frågeställningarna. Midagon har bidragit med sin stora analyserfarenhet och jag med empiriska kunskaper om hur våra olika bolag och marknader fungerar.
Steg två: Slutsatser och formulering av inriktning och potentialer
Informationsinhämtningen ledde till ett antal iakttagelser om nuläget. I en efterföljande analys jämfördes iakttagelserna med de inledande hypoteserna och prövades systematiskt. Utifrån detta formulerades ett antal rekommendationer.
Vissa rekommendationer fanns inte på kartan för oss från början, eftersom vi bara såg problem kulturellt och språkmässigt, men Midagon (tidigare Kontract) har visat på många fördelar och bra sätt att hantera utmaningarna.
Loomis har direkt efter analysfasen börjat arbeta med att harmonisera exempelvis uppköpshanteringen för viss hårdvara och mjukvara. Man har valt ut ett antal definierade leverantörer vilket gör uppköpsprocessen effektivare.
Loomis har också inlett ett arbete med att skapa en gemensam e-postplattform för alla bolag, här skall 13 e-postlösningar konsolideras.
Tack vare Midagon (tidigare Kontract) har vi fått svar på var vi kan göra nytta med att globalisera IT och fått en prioritering så vi vet var vi ska börja med förändringsarbetet. Underlaget vi har fått från Midagon har varit väldigt lättanvänt, det har gjort att vi har kunnat bibehålla farten i förändringsarbetet så att analysen inte bara blir en hyllvärmare
På lite längre sikt kommer koncernen att göra mer omfattande förändringar som bygger på Midagons arbete och ambitionen är att sätta detta i den kontinuerliga förändring som Loomis befinner sig i:
För oss var det viktigt att få en bekräftelse på att vi var på rätt spår, och att tidigt få hjälp av experter att fundera på vad som händer efter förändringen och få en governancemodell, en struktur, för hur vi tar hand om det. Att göra förändringen är den lätta biten; det stora arbetet är att bibehålla momentum när förändringen är gjord"
Midagon har i arbetet bistått med strategisk rådgivning mot koncernledningen samt drivit projektarbetet att definiera underlag för inriktningsbesluten. Till detta har Midagon tillfört expertkompetens av teknisk karaktär på flera områden. Utöver detta har kompetens rörande förändringsledning, organisation, process och IT-styrning tillförts i uppdraget. Magnus Åkerlind på Loomis är nöjd med det Midagon kunnat bidra med och hur arbetet har bedrivits. Han lyfter fram att det inledningsvis i arbetet inte till 100 % kunde definieras vad de som uppdragsgivare ville ha ut av projektet, då vissa delar var svårdefinierade och abstrakta.
Men Midagon (tidigare Kontract) har varit lyhörda och försökt anpassa sig till mig som kund, och det gäller både kundansvariga och deltagare i projektgruppen. Deras förmåga att vara flexibla och anpassningsbara har underlättat projektet avsevärt. För mig är det vad som kännetecknar ett professionellt angreppssätt", säger Magnus Åkerlind
Det har varit oerhört stimulerande att arbeta med Loomis, inte minst genom att uppgifterna varit så komplexa och att vi fått chansen att börja lägga grunden för en global IT-funktion. Det har varit väldigt utvecklande. Det team vi satte ihop för arbetet har gedigen erfarenhet från andra liknande uppdrag, där vi jobbar över kulturella och språkliga gränser. Jag tror att vår framgång har skapats genom att vi lyckas väva samman flera olika områden av expertis, förutom de rent tekniska. Då tappar vi inte helhetssynen på kundens utmaning"
