Söderenergi framtidssäkrade sitt ekonomi-och inköpssystem – Med trygg och tydlig projektledning

Utmaningen

Söderenergi är en av Sveriges största producenter av fjärrvärme och el. Deras tidigare ekonomi- och inköpssystem var inte längre anpassat efter bolagets storlek och komplexitet, vilket ledde till manuell hantering av arbetsuppgifter och mycket administration. Nu ville de få mer kontroll över sin data, få bättre struktur i anläggningsregistret och få smidigare processer.

”Vårt tidigare system var inte kompatibelt med vår utvecklingstakt. Vi behövde lägga alldeles för mycket administrativ tid på ekonomi och inköp, vilket blev ineffektivt. Vi ville hitta en lösning för att kunna arbeta effektivare med smarta processer”, berättar Magnus Trygg, ekonomichef på Söderenergi.

De befintliga stödsystemen innebar omfattande integrationsbehov, vilket gjorde det avgörande att hitta ett modernt och skalbart systemstöd som kunde avlasta organisationen nu och ge utrymme för framtida utveckling. Systemtransformationen behövde ske samtidigt som verksamheten kunde fortsätta vara produktiv.

Midagons stöd

Midagon stöttade Söderenergi genom hela resan – från den tidiga omvärlds- och behovsanalysen till upphandling, val av system och implementering – och underlättade arbetat så att den dagliga driften kunde fortsätta under tiden.

Midagons oberoende expertis gjorde det möjligt för dem att kartlägga marknaden och leda den formella upphandlingen, inklusive att ta fram en kravspecifikation. När systemleverantören var vald, hade Midagon hand om projektledningen och höll ihop arbetet med både interna resurser och systemleverantören. Midagon agerade som en översättare mellan verksamheten och leverantören och säkerställde att Söderenergis behov och begränsningar fick genomslag i projektets beslut och prioriteringar.

”Midagon hjälpte oss hitta en passande leverantör som kunde möta våra krav, och sedan leda projektet. Kommunikationen var alltid tydlig, rak och transparent. Det hade inte gått utan deras hjälp”, säger Magnus.

Då Midagon redan i förstudien definierade vilka områden som skulle beröras av projektet kunde de prioritera rätt åtgärder.

”Vår roll blev att leda helheten, driva dialogen med leverantören och tillsammans lösa integrationsutmaningarna utan att störa Söderenergis dagliga drift”, berättar Madelene Englund, verksamhetskonsult på Midagon.

Resultatet

Med stöd av Midagons obereonde expertis kunde Söderenergi få stöd i att hitta och implementera en lösning som är framtidssäkrad.

”Lösningen vi har idag kan implementeras vidare till andra delar av verksamheten när vi är redo. Det innebär att vi slipper en ny upphandling, när vi vill ta det steget”, berättar Magnus.

Supporten från Midagon gav tydliga resultat:

Stabil projektledning och tydlig kommunikation

Midagon säkerställde en strukturerad projektprocess, höll ihop alla involverade parter och bidrog till att skapa en gemensam förståelse för roller, ansvar och beslut.

Trygg rådgivning i alla skeden

Midagon agerade som en neutral och kunnig partner för Söderenergi, drev dialogen framåt och säkerställde att krav, avtal och processer var tydligt förankrade hos både verksamheten och systemleverantören.

Mätbara förbättringar

Både inköp och ekonomi upplever nu bättre datakvalitet, tydligare processer, effektivare arbetsflöden och betydligt större möjlighet att följa kostnader, investeringar och verksamhetsdata.

Ett framtidssäkert system som går att bygga vidare på

Lösningen ger Söderenergi en stabil plattform för kommande förändringar och investeringar, med möjlighet att expandera systemstödet när organisationen och behoven växer.

”Midagon höll i helheten så att driften kunde fortsätta. De skapade tydlighet genom hela projektet och höll i kommunikationen så att vi kunde lösa missförstånd med leverantören och komma framåt”, avslutar Magnus.

Vill du veta hur vi kan stötta dig med ert systembyte? Läs mer här.