För att komma vidare i den så viktiga digitaliseringen i kommunen genomförde Enköpings kommun 2018 en upphandling i syfte att hitta en partner för att etablera en förvaltningsstyrningsmodell. Man efterfrågade också riktlinjer för nya roller och en verksamhet med bra förutsättningar för en fortsatt digitalisering.
Valet föll på Midagon (tidigare Kontract) med ett avtal på tre år inklusive optioner. Midagon hade erfarenheter av liknande uppdrag sedan tidigare, hade en förståelse för kommunens behov och ansågs ha rätt angreppssätt på uppdraget.
Den stora utmaningen med den här typen av projekt är att få verksamheten att anamma en modell och nya arbetssätt. Det upplevs lätt som extraarbete, något som läggs utanpå, och där måste man lägga tid på att få alla att förstå att det till största del handlar om att göra det man redan gör, fast mer strukturerat, och att få dem att prioritera det.
Som i många organisationer och kommuner fanns det tidigare ett osunt stort avstånd mellan IT och verksamheten. Mycket av arbetet handlade därför om att hitta samarbetsformer dem emellan och få de olika avdelningarna att komma närmare varandra och samarbeta på ett bra sätt.
Kommunen hade inte någon motsvarande modell sedan tidigare och detta skulle bli något nytt för många medarbetare. Även om beslutet var väl politiskt förankrat fanns det en risk att processen skulle bli otydlig, och eftersom kommunen är relativt liten var resurserna begränsade.
Under arbetets gång uppstod också ytterligare en utmaning när covid-19-pandemin bröt ut. För projektet innebar pandemin att arbetssättet och takten i arbetet fick anpassas. Vissa av kommunens verksamheter drabbades hårdare av pandemin än andra, och många förvaltningar hade en extra stor arbetsbelastning i att hantera pandemin, vilket innebar att arbetet med den nya förvaltningsstyrningsmodellen ibland fick prioriteras bort eller tillfälligt sättas på paus.
Midagons (tidigare Kontract) konsulter har visat ett enormt stort tålamod, vilket har varit väldigt uppskattat och viktigt i hela organisationen. De har anpassat sig efter varje person och förvaltning som de har mött och alla har fått tid att ställa sina frågor utan att bli forcerade eller stressade. Det ska de verkligen ha en eloge för.
Midagon inledde arbetet med att tillsätta ett team av seniora rådgivare och förändringsrådgivare som skulle jobba nära kunden, se det faktiska behovet och brett förankra arbetet i organisationen.
Efter inledande behovsanalyser utgick Midagon från styr- och samverkansmodellen PM3, men anpassade den efter Enköpings specifika förutsättningar och IT-situation. Man etablerade också styrgrupper med IT-direktören och med förvaltningsledare.
Genom att skapa styrgrupper i tre nivåer – för varje förvaltningsobjekt, varje förvaltning och för hela portföljen – fick man en organisationsstruktur och beslutsstruktur där det är enkelt att hela tiden hantera frågor på rätt nivå, och eskalera dem naturligt uppåt när det behövs.
En kommun är en stor organisation, och Midagon gick systematiskt till väga och har jobbat förvaltningsobjekt för förvaltningsobjekt för att implementera den nya modellen. I varje förvaltningsobjekt har utgångspunkten varit verksamhetens specifika behov och förutsättningar, och medarbetarna och verksamheten har involverats tidigt i lösningen.
För varje förvaltning började Midagon med en inventering av vad som redan fanns och vad som sedan tidigare hade fungerat bra. De befintliga strukturer som ansågs relevanta återanvändes för att inte skapa onödigt merarbete.
IT-förvaltningsstyrningen har på det sättet integrerats i den befintliga linjeorganisationen i stället för att verksamheten ska anpassas efter en standardmodell.
Midagon arbetade gentemot hela kommunen och tog in representanter från både IT och verksamheten för att ge utrymme åt båda perspektiven i behovsanalysen. Man har jobbat "bottom up", att i första hand se till varje förvaltnings behov och förutsättningar snarare än övergripande och generella förutsättningar, och suttit ned med respektive förvaltningsobjekt och verifierat förvaltningsplaner för att landa i en skräddarsydd plan för hur modellen ska efterföljas och hur arbetet ska se ut i framtiden.
Efter nästan på dagen tre års arbete gick projektet i mål den sista oktober 2021. Med den nya förvaltningsmodellen har Enköpings kommun fått rätt förutsättningar för att fortsätta utvecklas på egen hand och modellen är överlämnad till en modellansvarig som ska se till att arbetet följs och att modellen utvecklas vidare i framtiden.
Midagon har etablerat processer och försett Enköpings kommun med verktyg för hur de ska gå till väga i framtiden för att utveckla sin IT och digitalisera verksamheten.
Midagon har också upprättat en struktur på det Enköpings kommun behövde förvalta för att ta nästa steg i digitaliseringen.
Med Midagons (tidigare Kontract) hjälp har vi fått en modell som ger oss möjlighet att dels få bättre koll på vilka IT-system vi faktiskt har i verksamheten och vem som äger dem, men också att börja jobba mer på tvärs med ett utbyte mellan förvaltningarna och mellan objektledarna. De som sitter med liknande frågor har fått ett forum där de kan samarbeta och utbyta erfarenheter.
Efter att ha följt upp uppdraget och säkerställt att arbetet är i gång och fungerar som det ska på alla förvaltningar har Midagon nu lämnat över projektet till Enköpings kommun att själva driva digitaliseringen vidare.
Midagon (tidigare Kontract) har verkligen uppnått det vi ville med det här projektet, och vi har nu en bra grund att jobba vidare på. Det här är bara början och vi kan nu jobba vidare med att utveckla och ta ytterligare steg i anpassningen till de här nya organisations- och beslutsstrukturerna kring IT-förvaltningsstyrning.
Affärsområdeschef Verksamhetsutveckling och Säkerhet