Ramirent är en ledande leverantör av uthyrningslösningar för maskiner där de kombinerar den bästa utrustningen med service och kunskap. Det innebär att Ramirent behöver anställa medarbetare för att hela tiden ligga i framkant och ge oslagbar service till sina kunder.
Att anställa nya kollegor ställer höga krav på organisationen gällande on-boarding såväl som off-boarding. Detta var en komplex och tidskrävande process som Ramirent både ville förbättra och förenkla. Så började resan mot en smidig och automatiserad on- och off-boarding tillsammans med Midagon (tidigare Kontract).
Ramirent har som i stort sett alla andra bolag medarbetare som börjar och slutar vilket ställer krav på IT, HR såväl som på rekryterande chefer i verksamheten. Organisationen såg tydligt att det saknades kunskap kring on- och off-boardingprocessen bland rekryterande chefer, vilket kunde leda till att både tid och energi gick förlorad.
Att lägga upp en ny kollega i systemen, beställa dator och ge behörigheter var komplicerat. Informationen var svår att hitta vilket gjorde processen tidskrävande och frustrerande för många. Dessutom hade IT inte automatiserat processen vilket ledde till att varje nyanställning behövde göras på nytt från grunden.
Att de inte hade en strukturerad och smidig process för on-boarding kunde dessutom resultera i ett sämre första intryck för de nya kollegorna som då kanske saknade dator, behörigheter eller tillgång till information som de behövde för att komma igång.
När en kollega avslutade eller förändrade sin anställning saknades sedan även rutiner för off-boarding eller change, vilket kunde leda till onödiga kostnader och säkerhetsrisker när exempelvis behörigheter råkade ligga kvar för personer som slutat eller förändrat sin anställning.
Vi såg att detta ledde till en enorm arbetsbelastning för rekryterande chefer såväl som för IT och HR. Vi ville ändra på det och ta reda på behoven hos alla inblandade för att skapa en så smidig process som möjligt framåt. Målet var att minska manuell administration, skapa förutsättningar för att effektivisera och automatisera men också se till att vi har en enkel och proffsig process för chefer såväl som nyanställda.”
On- och off boarding är generellt sett en ganska stökig del i många organisationer. Vi ville kunna skapa en smidig process där vi kunde sköta detta mycket mer effektivt och professionellt.
Ramirent och Midagon började med att tillsätta en gemensam projektgrupp som bestod av representanter från IT, HR samt verksamheten. Projektet leddes av en erfaren konsult från Midagon. Målet var att samla in den gemensamma behovsbilden och skapa en automatiserad IT-process därefter.
En road-map togs fram tillsammans för att sätta aktiviteterna framåt. Framför allt identifierades de roller som on-boardades mest för att kunna gruppera dessa i användargrupper. Därefter kunde processen för IT automatiseras baserat på dessa roller. En rekryterande chef behövde inte längre fundera på vilka behörigheter som skulle sökas för en ny kollega, det sköttes automatiskt när chefen kryssade i den nya rollen för den nyanställda.
”Vi såg direkt att mycket skulle kunna automatiseras genom användargrupper. På så sätt vet IT vad som behövs när chefen fyller i att en ny person anställts till en viss roll. Det innebär betydligt mindre admin för chefen och enklare för IT att hantera processen. Win-win.
Det största resultatet från arbetet är att processen för att on-boarda nya kollegor nu är betydligt smidigare. Tidsbesparingen är märkbar och många börjar nu efterfråga ny funktionalitet, vilket är ett kvitto på att processen används och är uppskattad. En annan positiv följdeffekt är att IT, HR och verksamheten har kommit varandra betydligt närmre efter detta gemensamma projekt.
En pre-boarding portal där alla nya kollegor får basinformation om Ramirent och kan börja sätta sig in i bolaget redan innan de börjar.
En management-portal där alla rekryterande chefer kan hantera hela medarbetarresan. Här finns all information de behöver samlat på ett ställe och manuell administration minimeras.
Automatisering av IT-flödet för on- och off-boarding. Nu kan IT effektivisera och automatisera processen baserat på användargrupper och roller.
Lathundar till användare så de snabbt kommer igång med sitt IT-stöd utan hjälp från servicedesk.
”Vi har helt klart fått utdelning för den här investeringen. Jag ser tydligt att många timmar sparas i organisationen och frustrationen kring on-boarding har verkligen minskat. Vårt varumärke stärks dessutom mot nyanställda när vi har en så proffsig pre- och on-boarding. Det är verkligen värdefullt för oss som bolag. ”
Ramirent och Midagon har haft ett långt samarbete tillsammans. För några år sedan fördjupades detta samarbete ytterligare och är numera ett partnerskap snarare än att endast vara leverantör och kund. Ramirent använder Midagon som bollplank och rådgivare och tillsammans fortsätter de att utveckla nya processer och lösningar.
”Jag kan verkligen rekommendera Midagon (tidigare Kontract). De är jordnära och lyssnar verkligen på kunden. De personer jag har haft kontakt med är väldigt professionella och snabba på att agera. Jag ser att de genuint vill hjälpa oss som kund snarare än att bara se försäljning i allt. Det uppskattar jag. Dessutom fick vi verkligen stort förtroende för vår konsult och vi valde Midagon (tidigare Kontract) efter en noga utvärdering av några utvalda företag.”
Se inte on- och off-boarding som ett renodlat IT-projekt. Nyckeln till framgång är att se helheten då den stora vinsten ligger hos verksamheten. Involvera därför IT, HR och verksamheten från start.
Se till att du etablerar ett nära samarbete mellan IT, HR och verksamheten för att lyckas ta er genom eventuella utmaningar tillsammans. Se det som ett gemensamt projekt.
Förankra och se till att du har engagemang från högsta ledningen. Det gör att du lättare kan skapa utrymme för detta arbete framöver när projektgruppen väl ska leverera.
Ramirent är en ledande leverantör av uthyrningslösningar för maskiner där de kombinerar den bästa utrustningen med service och kunskap
Affärsområdeschef Verksamhetsutveckling och Säkerhet