Tasokas kilpailutus onnistuneen digiprojektin perustana
June 5, 2019
Olen ollut johtamassa kahta laajaa digitalisaatioprojektia viimeisen kymmenen vuoden aikana. Projektien tavoitteena oli mahdollistaa omalla alallaan uusi tuottava palveluliiketoiminta, jota aiemmin ei ollut olemassa. Molemmissa yrityksissä oli samankaltaisia haasteita uuden projektin käynnistämisessä – toisaalta halua liikkeellelähtöön oli kovasti, mutta osaavia, vapaana olevia resursseja vähemmän.
Ensimmäisessä projektissa lähdettiin liikkeelle pilotin kautta, josta myöhemmin tehtiin tuote. Tavallaan opeteltiin matkan aikana tekemään ja varmistuttiin siitä, että myös asiakas on samaa mieltä tuotteen kiinnostavuudesta. Resursseja lisättiin projektin edetessä.
Toisessa projektissa hanke polkaistiin liikkeelle selkeästi tiukemmalla aikataululla ja merkittävällä budjetilla. Molempien projektien resursointi hoidettiin käytännössä lähes kokonaan ulkopuolisin voimin, koska nähtiin, että firman sisäisiä resursseja ei ollut tai ne olivat jo toisissa projekteissa kiinni.
Kilpailutusvaihe
Mopolla ei kannata lähteä moottoritielle. Kilpailutuksessa on tavoitteena nostaa yrityksen kyvykkyys kilpailutuksen kohteena olevalla pelikentällä kerralla ja nopeasti moottoritienopeuksiin. Asia ei kuitenkaan tapahdu sormia napsauttamalla, vaan kotitehtävät on tehtävä ensin kunnolla.
Kilpailutus voi lähteä liikkeelle, kun pohjatöinä on tehty laadukas tavoiteasetanta. Se, mitä halutaan saavuttaa, tulee olla kristallinkirkkaana mielessä. Mikään ei harmita enempää kuin se, että on muodostettu erinomainen osaajapooli, jota ei sitten voidakaan hyödyntää täysimittaisesti kehnosti jäsennellyn suunnitelman vuoksi.
Tämän lisäksi tulee varmistua siitä, että joku oikeasti omistaa projektin ja että sillä on kokenut PM. Kun juna saadaan liikkeelle, sen nopeutta säädellään johtamisen ja kyvykkyyksien yhteisonnistumisella.
Itse kilpailutus lähtee liikkeelle hyvällä tarjouspyynnöllä (RFI, RFP tai RFQ). Tällainen muodostuu näppärästi, jos määritelmä tulevasta tuotteesta tai palvelusta on tasokas.
Laadukkaiden vastauksien saamiseksi, kannattaa esittää realistinen tarjouspyyntöprosessin aikataulu. Jos toimittajat joutuvat vastaamaan tarjouspyyntöön käyttäen viikonloppuiltoja tai tekemään töitä öisin, vastaus voi olla vaillinainen, maailmoja syleilevä ja epärealistinen.
Tarjouspyynnön merkitys valkenee usein vertailtaessa vastauksia. Mikäli tarjouspyyntö on laadittu laiskasti, saattavat vastaukset olla vertailukelvottomia. Kannattaa siis määrittää selkeät raamit sille, mihin vastauksia pyydetään ja miten pitkiä vastauksia odotetaan. Jos rajaukset jäävät tekemättä, pöydällä on äkkiä 500 sivua luettavaa jokaiselta toimittajalta, sisältäen White Papereita tai muuta irrelevanttia markkinointiviestintää. Kannattaa myös avata pisteytystapa ja painotukset, jotta vastaajat osaavat valita lähestymiskulman oikein vastatessaan tarjouspyyntöön.
Kilpailutuksesta on hyötyä koko projektin ajalle. Tilanne on verrattavissa henkilön rekrytointiprosessiin yrityksessä. Tullaan vakuuttuneeksi siitä, että juuri tällä taholla on ne kyvykkyydet, jotka tarvitaan menestyneen projektin läpiviemiseksi.
Itse olen käyttänyt kaksivaiheista tarjouskyselyprosessia, jossa toisaalta arvioidaan toimittajan kyvykkyyttä kirjallisen tuotoksen perusteella, toisaalta tapaamisessa käytävällä keskustelulla. Eräänkin kerran on käynyt niin, että pelkän tekstin perusteella tehty alustava olettamus valinnasta on muuttunut yrityksen henkilöiden haastattelun jälkeen toiseksi.
Varaudu myös kilpailutuksen mahdolliseen eskalointiin. En ole ollut yhdessäkään kilpailutuksessa, jossa joku taho, ulkoinen tai sisäinen, ei olisi eskaloinut valintoja. Aina on mahdollista, että juuri toimittaja X olisi ollut jonkun mielestä paras valinta, koska käydään samoilla kalaverkoilla. On myös mahdollista, että toimittaja Y oli voittanut edellisen projektin ja oli jo kehitysverkostossa mukana.
Eskaloinnin käsittelemiseksi mahdollisimman tehokkaasti toimii aina puhdas fakta. Esitellään kaikille avoimesti toimitettu vertailutaulukko pisteytyksineen kommenttien kera. Kun eskaloiva osapuoli huomaa pisteytyksen lopputuloksen, mukinat loppuvat kuin seinään. Ei hävinneen toimittajan tarjous ollut välttämättä huono, kyseiseen projektiin vaan löytyi sopivampi tekijä.
Sopimusvaihe
Kilpailutuksen jälkeen siirrytään tekemään sopimukset valittujen toimittajien kanssa. Tämä on usein vaihe, jossa huomataan, että perinteiset IT-sopimukset eivät ole suoraan sopivia digihanketta varten. Kaikista yrityksistä, joissa on IT-osasto, löytyy myös SLA-sopimuspohjat. Mutta miten käy, kun ollaan ensimmäistä kertaa tilaamassa SW- tai HW-suunnittelua? Kenties nyt vasta huomataan, että käyttöliittymät kannattaa teettää ammattilaisilla, ja SLA-sopimuspohjasta ei löydy montakaan kohtaa, joka tähän tarpeeseen kelpaisi yleisiä lausekkeita lukuun ottamatta.
Sopimusvaiheen tärkein tehtävä on lyödä yhteen osapuolten näkemys siitä, millä ehdoilla yhteistyötä tullaan jatkamaan. Usein malli, jossa on sekä raamisopimus että projektisopimus, on toimiva. Raamisopimus kattaa yleisen tason asiat, kun taas projektikohtaiset sopimukset tehdään jokaiselle projektille erikseen yksityiskohtineen. Tällä tavoin yhteistyöllä on aina takaraja, jossa sopimuksen yksityiskohtia voidaan tarkastella uudelleen.
Kokemukseni mukaan sopimusneuvottelut kestävät viikkoja. Lakimiehet ovat melkein aina ylikuormitettuja, joten ensimmäistä versiota saa odottaa usein muutaman viikon. Kun sopimuspohjat viimein ovat olemassa, tilanne helpottuu. Tämän lisäksi aikaa kuluu sopimuksen liikkumiseen edestakaisin osapuolien välillä, kun sopimusta luetaan ja siihen tehdään muutoksia. Ehkäpä sopimus-workshop hoitaisi asian nopeammin maaliin? Häiriötöntä aikaa pari päivää ei-kenenkään-maalla, voisi tuoda tekemiseen tehokkuutta. Tätä mallia en ole nähnyt käytettävän missään, vaikka sillä voitaisiin voittaa helposti useita viikkoja projektiaikaa – tekemistä ei usein voida aloittaa ennen sopimusten allekirjoittamista.
Luottaako vanhaan vai heilutellako venettä?
Kilpailutuksen merkitys tekemisen uudistajana on huomattava. Mukavuudenhaluinen varmasti valitsisi jo tuttuja tekijöitä yhteistyöpoolista. Tässä lähestymistavassa on se hyvä puoli, että suurella todennäköisyydellä se nopeuttaa itse tekemisen aloitusta. Mutta muuttuvassa maailmassa on huomattava, että myös toimittajien on uudistuttava nopeammin kuin koskaan aikaisemmin. Hetken aikaa vievä kilpailutus paljastaa pelikentän kyvykkyystason puolueettomasti, jolloin voidaan varmistua siitä, että kyvykkäimmät tekijät ovat omassa joukkueessa.
Silti, jokaisessa yrityksessä on niitä, joilla on jonkinasteinen tunneside johonkin toimijaan. Onko seuraava projekti varmasti resursoitu oikeilla resursseilla vai tutuilla sellaisilla? Ehkä tuttu toimittaja oli erinomainen vuonna 2015, mutta ei ole enää. Kilpailuttamalla tulee kyvykkyyksien vertailu suoritettua ja päivitettyä ajan tasalle, kävipä kilpailutuksessa miten vain.
Tutustuminen alan toimittajiin ei ole koskaan pahasta. Kilpailutuksessa tutustutaan syvällisesti erilaisiin toimijoihin, joiden tarjoamasta saattaa löytyä matkan varrella sellaisia palveluita, joita jossakin toisessa projektissa voidaan hyödyntää. Kaikki osaaminen ei löydy useinkaan saman katon alta, joten mahdollisimman kyvykkään ekosysteemin pystyttäminen ja ylläpito mahdollistaa tuloksekkaan tekemisen myös tulevissa hankkeissa.
