Henkilökohtaisesta tekemisenhallinnasta potkua hankehallintaankin

25.08.17 Tuomas Lehti

Oletko koskaan yöllä herännyt, jopa pienessä tuskanhiessä, pohtimaan tekemättömiä asioita? Oletko koskaan luvannut hoitaa jonkin asian, vain löytääksesi itsesi selittelemästä unohdustasi? Kyllä-vastauksella sijoitut todennäköisesti enemmistöön.

Kuuluin itse samaan joukkoon kunnes entinen kollegani esitteli minulle viime syksynä David Allenin kehittelemän Getting Things Done -metodologian. Olen aina pitänyt itseäni suhteellisen järjestelmällisenä, mutta siitä huolimatta unohduksia sattui ja asiat pyörivät monesti mielessä sekalaisena massana. Oli päivittäisiä to do -listoja ja kaikenlaisia tiedon tallennuspaikkoja, mutta tunsin kuitenkin itseni säännöllisesti oravaksi etsimässä kadonneita talvivarastoja. Kun kuulin GTD:stä, tiesin heti löytäneeni vastauksen noihin ongelmiin.

Ihmisaivot ovat loistavat ideoimaan uutta ja ratkomaan ongelmia, mutta tiedon tallennuspaikkana ne ovat suorastaan surkeat. David Allenin sanoin “Pää on ideoiden saamista, ei niiden säilytystä varten.” Yksi muistettava asia vielä menee, mutta jo kaksi aiheuttaa aivoissa pienen sisäisen konfliktin. Kun muistettavia asioita kertyy useita, alkaa aivojen kyky suorittaa ideointia ja ongelmanratkaisua vähentyä. Helposti ollaan tilanteessa, jossa valtaosa aivojen kapasiteetista käytetään tallennukseen. Asia korostuu nyky-yhteiskunnassa, jossa uutta tietoa ja ärsykkeitä tulvii jatkuvalla syötöllä useista eri kanavista ja houkutus asioiden moniajoon on suuri. Valitettavasti uusimpien tutkimusten mukaan moniajo ei todellisuudessa ole mahdollista. Ratkaisuna on rakentaa toimintamalli, jossa mielessä pyörivät asiat siirretään aivojen ulkopuolelle luotettavaan järjestelmään ja muutetaan ne järjestelmällisesti suoritettaviksi tehtäviksi.

GTD:n työnkulku jakaantuu viiteen eri vaiheeseen: Kerää, Käsittele, Järjestä, Katsasta ja Tee. Koko prosessi on nähtävissä alla olevassa kuvassa. Mallissa ei ole mitään mullistavaa. Kaikki asiat ovat sinänsä aivan maalaisjärjellä ajateltavissa. Allen on kuitenkin vuosien varrella onnistunut hiomaan mallin sellaiseksi, että se sisältää kaikki tarvittavat elementit asioiden aukottomaan käsittelyyn, mutta ei mitään ylimääräistä.

 

  1. Kerää: Tämän vaiheen tarkoituksena on yksinkertaisesti kerätä yhteen laariin kaikki asiat, jotka eivät ole kuten tai missä niiden pitäisi olla. Tällaisia ovat ideat, sähköpostit, muistiinpanot, puhelut, laskut jne. Nämä tulee kerätä yhteen tai useampaan fyysiseen tai digitaaliseen paikkaan analysoimatta niiden sisältöä. Riittää kun asia kirjataan muistiin sellaisella tarkkuudella, että muistaa mistä oli kyse, kun sitä ryhdytään seuraavassa vaiheessa käsittelemään.
  2. Käsittele: Kerää-vaiheessa kerätyt asiat käydään läpi yksitellen. Jokaisen asian kohdalla tehdään ensimmäiseksi arviointi, vaatiiko asia toimenpiteitä vai ei. Jos kohde ei (juuri sillä hetkellä) vaadi toimenpiteitä se a) heitetään roskiin, b) siirretään myöhemmin arvioitavaksi tai c) tallennetaan referenssitiedoksi.
    Toimenpiteitä vaativien kohteiden kohdalla mietitään, mikä on haluttu lopputulema sekä ensimmäinen asiaa edistävä toimenpide. Jos selvitettävän asian loppuun saattaminen vaatii useamman kuin yhden toimenpiteen, tehdään siitä projekti, josta uusia tehtäviä ammennetaan sitä mukaa kun edelliset on suoritettu.
    Alle 2 minuutin tehtävät suoritetaan heti. Muille delegoitavat tehtävät siirretään odottaa-kansioon, jotta ne eivät unohdu. Jäljelle jäävät tehtävät siirretään seuraavien tehtävien -listalle tehtäväksi heti kun mahdollista.
  3. Järjestä: Suoritettavista tehtävistä aikataulutetaan päivämääräkriittiset. Tässä kannattaa olla erityisen tarkkana: Tiettyyn päivämäärään kiinnitetään vain sellaiset tehtävät, jotka on ehdottomasti tehtävä ko. päivän aikana tai siihen mennessä. Kaikki muut tehtävät jätetään suoritettavaksi heti kun mahdollista. Koska tällaisia tehtäviä kertyy listalle helposti 100-150 kpl, kannattaa tehtävät kategorisoida ainakin niiden a) keston b) tekemistä edellyttävien työkalujen/sijainnin sekä c) vaadittavan aivoenergian mukaan.
  4. Katsasta: Tehtyjä listoja käydään läpi niin usein kuin on tarpeellista seuraavia suoritettavia tehtäviä valittaessa. Kerran viikossa tehdään ns. viikkoläpikäynti, jossa kaikki listat saatetaan ajan tasalle ja mieli tyhjennettyä.
  5. Suorita: Suorita, suorita, suorita. Listatuista tehtävistä valitaan aikataulutusten ja kategorisoinnin avulla aina seuraava toteutettava. Kaikki työ ei tietenkään voi olla ennalta suunniteltujen tehtävien toteuttamista, mutta kun listoja käy läpi riittävän usein ja seuraavat tehtävät ovat mietitty, tietää varmuudella, minkä töiden kustannuksella juuri ilmaantunut uusi tehtävä tehtäisiin.

Systeemin ylläpito vie luonnollisesti oman aikansa. Varsinkin 2-3 tunnin käyttö viikoittaiseen läpikäyntiin saattaa tuntua paljolta. Pienemmälläkin panostuksella saa kuitenkin etuja irti, ja alkuun voi hyvin ottaa käyttöön vain valikoituja osia metodologiasta. Jos esimerkiksi ottaa pelkästään tavaksi miettiä aina seuraava suoritettava konkreettinen toimenpide, huomaa nopeasti asioiden menevän eteenpäin pienin askelin ilman tarvetta miettiä ennakolta kaikkia projektin tehtäviä.

Saavutettavat hyödyt kuitenkin kasvavat eksponentiaalisesti, mitä säntillisemmin GTD:n ohjeistusta noudattaa. Tunne jonka saa siinä vaiheessa kun viikoittainen läpikäynti on tehty, kaikki mielessä olevat asiat on purettu jäsennellysti ja ovat kategorisoidusti listattuna vain odottamassa suorittamista, on uskomattoman vapauttava. Kun päivittäisellä tasolla alkaa päästä asioiden mietiskelystä enemmänkin suorittamiseen, huomaa mielen keventyvän: Asioiden hoitamisesta tulee helpompaa ja tehokkaampaa, minkä lisäksi aivokapasiteettia alkaa vapautua ongelmanratkaisuun ja pidemmän aikavälin tavoitteiden pohdiskeluun.

Ostaessaan hankejohtamista Midagonilta asiakas odottaa saavansa paitsi rautaista projektinhallintakykyä myös vankkaa substanssiosaamista. Projektinhallinnassa korostuu asioiden järjestelmällinen suunnittelu, organisointi, toteuttaminen ja seuranta. Kun tulee vastaan yllättäviä tilanteita tai pitää tarkastella asioita kriittisesti ja pystyä tarjoamaan varsinkin substanssipuolella asiakkaalle vaihtoehtoisia näkökulmia, täytyy aivoista löytyä riittävästi luovaan ajatteluun varattua kapasiteettia. Kuten edellisestä kappaleesta käy ilmi, GTD:n käyttö tukee hyvin näitä molempia.

Ja miten itselleni kävi alussa esitettyjen kysymysten suhteen? Muutaman kerran olen jäänyt kiinni itselleni tai muille tekemäni lupauksen unohtamisesta. Niissäkin tapauksissa olin laiskuuttani jättänyt mieleen tulleen ajatuksen kirjaamatta muistiin. Öisin en kuitenkaan enää ole herännyt asioita miettimään GTD:n käyttöönoton jälkeen.