Ketterien projektimallien yhtenä teesinä mainitaan dokumentoinnin minimointi. Kannatan vahvasti. Tätä ohjenuoraa olisi hyvä toteuttaa mallista riippumatta, ei ainoastaan ketterissä, sillä rehellisyyden nimissä usein tuotamme projektin mittaan valtavat määrät loppujen lopuksi tarpeettomiakin dokumentteja.

Projektin tuotoksen dokumentoinnista ei tule kuitenkaan tinkiä. Jos dokumentointi laahaa jälkijunassa ja alhaisella prioriteetilla toteuttamisen rinnalla – tehdään ja tehdään, mutta ei dokumentoida mitä tuli tehtyä – ollaan projektin päättyessä tilanteessa, jossa dokumentointi on vaillinainen, laadultaan heikko tai pahimmillaan dokumentointia ei ole lainkaan. Käyttöönoton yhteydessä tästä harvemmin koituu mitään merkittävää harmia, mutta myöhemmin seuraukset voivat olla harmillisia ja varsin kalliitakin.

Hankkeen tuotos, olipa kyseessä sitten rakennus, metrolinjasto tai tietojärjestelmä, tarvitsee käyttöönoton jälkeen ylläpitoa. Mikään järjestelmä tai rakennelma ei ole syntyessään täydellinen tai ikuinen, jatkokehitystarpeita ilmaantuu, järjestelmään tehdään muutoksia ja sitä korjataan elinkaarensa aikana. Kaikki tämä onnistuu vaivattomimmin ja pienemmällä riskillä, kun on olemassa selkeät kuvaukset, mitä kohde sisältää – mitä aikoinaan rakennettiin, miten ja miksi. Tällöin voidaan myös tunnistaa, mitkä rakennusaikaiset päätökset ja toimenpiteet ohjaavat ja kenties jopa rajoittavat jatkokehitystä ja millä tavoin.

Mitä vähemmän projektin tuotosta muokataan standardimallista, sitä yksinkertaisempaa on dokumentointi. Mitä enemmän muokkauksia, sitä enemmän jälkipolvet iloitsevat olemassa olevasta dokumentoinnista, tai kärsivät sen puutteesta. Myös ylläpidosta ja jatkokehityksestä muodostuu väistämättä sitä monimutkaisempaa ja kalliimpaa, mitä monimutkaisempi rakennelma tai järjestelmä on kyseessä.

Dokumentoimaton kohde tuottaa ylläpitäjälleen tai korjaajalle aina yllätyksiä – niin tietojärjestelmissä kuin rakennuksissakin. Taannoin Helsingin Sörnäisissä aloitettiin 60-vuotiaan toimistorakennuksen täysremontti, jossa toimistotalo muutetaan hotelliksi. Alkuperäispiirustuksia, sen pahemmin kuin muutospiirroksiakaan, ei kaikessa laajuudessaan liene ollut saatavilla. Yllätyksenä rakennuksesta löytyi esimerkiksi 1960-luvulla rakennettu, sittemmin eri vaiheissa tehtyjen saneerausten yhteydessä näkymättömiin kätketty hissi.

Dokumentoinnin suunnitteluun ja toteutukseen kannattaa siis uhrata tovi, jos toinenkin.

Mitä dokumentteja tarvitsemme projektin lopputulemana? Luo selkeä formaatti, jossa projektin tuotos esitetään, sekä toimintamalli, jolla tuota dokumenttia työstetään pala kerrallaan projektin edetessä – ja välttäen useiden erilaisten versioiden aiheuttamaa sekaannusta ja ylenpalttista työmäärää. Dokumentointitalkoot pakon edessä projektin sulkemisen aikaan eivät enää tuota tarkkuutta ja sisällöllistä laatua, joka tuoreeltaan saadaan, sillä osa tekemisistä ja tekemättä jättämisistä on jo unohtunut ja osa tekijöistäkin saattaa jo olla uusien haasteiden parissa.

Mitä ja millaisia dokumentteja tarvitsemme projektin aikana sen johtamiseen ja viestintään? Pyri luomaan projektinhallintaan dynaamiset, selkeät ja käyttäjäystävälliset dokumentit, joilla ylläpidetään ja seurataan oleellista tietoa. Parhaimmillaan samoja dokumentteja voidaan hyödyntää myös suoraan viestinnässä.

Mitä useampi taho ja henkilö projektissa toimii, sitä tärkeämpiä hankkeen sujuvuuden kannalta ovat yhteiset dokumenttipohjat ja dokumentointikäytännöt. Tällaisia ei muodostu itsestään eikä sattumalta. Ne saadaan aikaan vain suunnitelmallisella ja ohjatulla toiminnalla.

Menu